Tutores

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Estatutos

Desarrollo Estudiantil - Grupo de Tutores
Reglamento de Funcionamiento

Misión

• Misión.

Visión

• Visión.

Capítulo I. ObjetivosObjetivos.

Capítulo II. De los tutiresArticulo 1. Perfil del Tutor

• Articulo 2. Proceso de Selección
  • Parágrafo 2.1. Tutores Extemporaneos.
  • Parágrafo 2.2. Tutores Admitidos.
  • Parágrafo 2.3. Numero de Tutores.
• Artículo 3. Estado de los Tutores.
• Artículo 4. Son derechos de los Tutores.
  • Parágrafo 4.1. Tiempo de licencia.
  • Parágrafo 4.2. Derecho de la Junta
• Artículo 5. Son deberes de los Tutores.
• Articulo 6. Inasistencia o Incumplimiento de las Actividades.
• Artículo 7. Calidad del tutor.
• Articulo 8. Causales de Expulsión.
  • Parágrafo 8.1. Gravedad de las faltas.
• Artículo 9. Periodo de Prueba.

Capítulo III. Dirección, Administración y Control

• Artículo 1. La dirección y la Administración.
• Artículo 2. La Asamblea General está formada.
• Artículo 3. La Asamblea General está Precidida.
• Artículo 4. Son funciones de la Asanmblea General.
  • Parágrafo 4.1. Quorum.
  • Parágrafo 4.2. Delegacion de voto por excusa.
• Artículo 5. Son funciones del Mentor.
  • Parágrafo 5.1 Postulaciones Vacías.
  • Parágrafo 5.2. Requisitos Mentor.
• Articulo 6. Co-Mentor.
• Aritculo 7. La Junta Directiva
  • Parágrafo 7.1 Empate en elección.
  • Parágrafo 7.2. Para postularse como Mentor.
  • Parágrafo 7.3. Periodos de Elección
  • Parágrafo 7.4. Co-Directores
• Articulo 8. Reuniones de Junta Directiva
• Articulo 9. Deberes de la Junta Directiva

Capítulo IV. Del organigrama

• Organigrama.

Capítulo V. De los departamentos

• Articulo 1. Funciones Generales de los Departamentos.
• Articulo 2. Funciones Específicas de los Departamentos.
  • Logistica.
  • Comunicaciones.
  • Relaciones Públicas y Publicidad.
  • Gestión Humana.
  • Tesoreria.

Capítulo VI. De la inducción

• Artículo 1. La planeación y la Programación.
• Artículo 2. Caracter de la Inducción y Capacitación.
• Artículo 3. Control de la Inducción.
• Artículo 4. Comunicación en la Inducción.
• Artículo 5. Mercedeo en la Inducción.
• Artículo 6. Apoyo en la Induccion.

Capítulo VII. De la modificación de los presentes estatutos

• Artículo 1. Modificación de los Estatutos.
• Articulo 2. Propuesta de Reforma.

Ser un grupo institucional reconocido por su compromiso, filosofía, principios éticos y responsabilidad social en la comunidad Eafitense, fomentando así los valores establecidos por la misma y logrando el reconocimiento como grupo guía en la universidad.

• Brindar instrucción tanto a los estudiantes antiguos como a los que ingresan a la Universidad EAFIT acerca del uso de los diversos recursos y servicios a la disposición del estudiantado, con el fin de maximizar su utilización como medios efectivos de aprendizaje e inducción.
• Presentar al estudiante de primer semestre los conductos regulares, las estructuras competentes a su academia y los medios de participación en la vida universitaria, para facilitar su real ubicación en el contexto eafitense.
• Proporcionar al estudiante Eafitense orientación adecuada y directa que le permita una verdadera adaptación ante los cambios que se presenten en la vida universitaria.
• Brindar apoyo a las dependencias y grupos de la universidad EAFIT en actividades de orden institucional, sujeto a previa consideración y aprobación de la Junta Directiva del Grupo de Tutores y el Departamento de Desarrollo Estudiantil.
• Fomentar los, valores culturales y educativos de la comunidad universitaria.

:

ARTíCULO I. Perfil del tutor. Un tutor es una persona colaboradora, comprometida, responsable, activa y con capacidad de liderazgo. Tiene su mente abierta a nuevos conocimientos y sentido de pertenencia con la universidad EAFIT.

ARTICULO 2. Proceso de selección.

El proceso de selección comienza la cuarta semana del primer semestre del año con la publicación de apertura de inscripciones. Durante esta semana, en la oficina del Grupo de Tutores y Desarrollo Estudiantil se entregan las solicitudes a los aspirantes, los cuales no pueden estar en periodo de Pre-práctica y deben llevar un tiempo mínimo de dos semestres en la Universidad, salvo los estudiantes de carreras nuevas o de aquellas carreras antiguas de las cuales no existen estudiantes en el Grupo; todos estos quedarán a consideración de la Junta Directiva.

En la quinta semana se recibirán las solicitudes en el departamento de desarrollo estudiantil, y se programarán las entrevistas con la psicóloga y la Junta Directiva para las semanas seis y siete.

Terminado el periodo de prueba, la Junta Directiva realizará una capacitación intensiva sobre los estatutos del Grupo y el funcionamiento de la Universidad a los tutores que se encuentren en periodo de prueba por primera vez, los cuales deberán presentar un examen diagnóstico.

PARAGRAFO 1: En caso de que se propongan procesos de selección  extemporáneos, estos estarán sujetos a previo análisis de aprobación  de la Junta Directiva y de Desarrollo Estudiantil.

PARAGRAFO 2: Los tutores admitidos tendrán un periodo de prueba que irá hasta la inducción siguiente al semestre académico en el que se presentó.

PARÁGRAFO 3. El número de tutores será delimitado por la junta directiva y desarrollo estudiantil, según los requerimientos del momento.

ARTÍCULO 3. Serán tutores activos aquellos estudiantes regulares de la universidad EAFIT, que están cumpliendo con la responsabilidad adquirida dentro del grupo.

Los tutores pasivos son aquellos que se encuentran en semestre de práctica, los cuales podrán participar en las actividades programadas si su tiempo se los permite y tendrán voz pero no voto.

Serán tutores honorarios aquellas personas que después de haber obtenido su titulo profesional siendo tutores, la junta considere que tenga merito para dicha distinción. Podrán asistir a las actividades programadas con voz pero no con voto.

ARTÍCULO 4. Son derechos de los tutores:

• Hacer uso de la matrícula prioritaria y de los demás privilegios de los grupos estudiantiles, siempre y cuando no se encuentre en periodo de prueba al momento de la matrícula.
• Tener voz en las asambleas generales ordinarias y extraordinarias; y voto siempre y cuando sea tutor activo.
• Elegir y ser elegido para los cargos de dirección del grupo, siempre y cuando cumpla los requerimientos señalados en estos estatutos.
• Ser ratificado en su cargo por la asamblea general durante un periodo más.
• Poder matricularse con los privilegios de los grupos estudiantiles siempre y cuando no se encuentra en periodo de prueba.
• Poder postularse de acuerdo a los meritos obtenidos durante el semestre a la beca por actividades extracurriculares de la Universidad EAFIT.
• Acceder a las capacitaciones que requiera el grupo para el cumplimiento de sus objetivos y actividades programadas por Desarrollo Estudiantil.
• Solicitar información de las actividades y documentos del grupo de Tutores.
• Solicitar licencia por un periodo de seis meses bajo las siguientes condiciones:
  • Llevar como mínimo un año dentro del grupo.
  • Haber obtenido una evaluación satisfactoria en el semestre inmediatamente anterior al periodo de licencia.
  • Renunciar al derecho de matricula prioritaria del semestre en el cual se solicita la licencia.

PARAGRAFO 1. Durante este tiempo el solicitante estará en calidad de tutor pasivo.

PARAGRAFO 2. Los miembros de la Junta Directiva tendrán derecho a servicio médico sin costo alguno.

ARTICULO 5. Son deberes de los tutores:

• Asistir a las asambleas ordinarias y extraordinarias, y demás actividades programadas por el grupo.
• Realizar diligentemente las gestiones y ejercer responsablemente los cargos para los cuales sea designado por la Asamblea General.
• Acatar las disposiciones de la evaluación realizada semestralmente.
• Realizar cumplidamente los acompañamientos a los estudiantes de primer semestre y en ellas dar información clara, completa y actualizada.
• Velar por el adecuado manejo de los recursos en el grupo de tutores.
• Propender y promover el bienestar y el respeto en el Grupo de Tutores.

ARTÍCULO 6 . La inasistencia o incumplimiento a las asambleas o a cualquiera de las actividades programadas, deberá justificarse por escrito con tres días de antelación a su realización. En caso de fuerza mayor se tendrá un plazo no mayor a tres días hábiles, después de la actividad, para justificar la ausencia.

ARTÍCULO 7 . La calidad de tutor puede perderse por dejar de ser alumno de pregrado matriculado en la universidad EAFIT, por expulsión o por retiro voluntario, para lo cual bastará una comunicación escrita dirigida a la Junta Directiva.

El procedimiento de expulsión será ejecutado por la Junta Directiva garantizando el derecho de defensa.

ARTÍCULO 8. Causales de expulsión:

• Cuando su conducta personal en calidad de tutor incida negativamente en la imagen o en la interacción grupal de Tutores, según consideración de la Junta Directiva.
• Por abandono o incumplimiento, sin causa justificada, de las funciones, responsabilidades o actividades elegidas voluntariamente o asignadas por la Asamblea General, la Junta Directiva o el Departamento al que se pertenezca.
• Cuando los resultados de la evaluación realizada por la Junta Directiva demuestre que el tutor no cumplió con las actividades asignadas.
• El faltar a la mitad mas uno de todas las asambleas sin excusa previamente aceptada por la Junta Directiva.
• Quien falte, sin causa justificada, a la tercera parte de las labores relacionadas con el acompañamiento a los estudiantes de primer semestre.
• Las personas que estén en período de prueba y no cumplan con las actividades programadas y compromisos pactados con el grupo.
• Utilizar indebidamente los bienes del Grupo de tutores.
• El ser sancionado disciplinariamente por la Universidad.

PARAGRAFO 1: la Junta Directiva evaluará la gravedad de la(s) falta(s) y el desempeño del tutor para decidir la aplicación de alguna de las siguientes acciones: llamada de atención verbal, llamada de atención escrita, periodo de prueba o expulsión definitiva del grupo.

ARTÍCULO 9 . Periodo de prueba.

Además de lo estipulado en el parágrafo 1 del articulo 2 que hace referencia al proceso de selección, se considerara en periodo de prueba por un semestre, el tutor que en la evaluación semestral obtenga un desempeño considerado regular por la junta directiva y que en los periodos anteriores haya tenido un desempeño satisfactorio.

Quien, como resultado de una evaluación se encuentre en período de prueba debe acordar un compromiso de convivencia y desempeño por escrito a la Junta Directiva que reitere su voluntad de permanecer en el grupo. Dicho compromiso será evaluado y aprobado por la Junta Directiva.

Quienes se encuentren en período de prueba no tendrán derecho a matrícula prioritaria.

Capítulo III. Dirección, Administración y Control

ARTÍCULO 1. La dirección y administración estará a cargo de la Asamblea General de tutores, la Junta Directiva y el Mentor. La Jefatura de Desarrollo Estudiantil actuará como órgano de control.

ARTÍCULO 2. La Asamblea General de tutores estará formada por los tutores con voz y voto, se reunirá al menos tres (3) veces por semestre, a principio, mediados y al final del semestre en el día y hora que para tal efecto haya sido convocada por la Junta Directiva.

ARTÍCULO 3. La Asamblea General estará presidida por el Mentor y en ausencia de éste por el Co-mentor y en su defecto algún miembro de la Junta Directiva nombrada por la misma.

ARTÍCULO 4. Son funciones de la Asamblea General.

• Elegir el Mentor.
• Designar los tutores que harán parte de la Junta Directiva.
• Estudiar los informes que le sean presentados por la Junta Directiva o el Mentor
• Evaluar semestralmente el desempeño de la junta directiva.
• Estudiar los estados financieros del grupo presentados por el tesorero semestralmente.

PARÁGRAFO 1. El quórum decisorio de la asamblea general será la mitad más uno de los miembros activos del grupo y en ausencia de este la Asamblea será de carácter informativo.

PARÁGRAFO 2. Cuando se realicen elecciones, los miembros con excusa previa aprobada por la Junta Directiva, podrán delegar su voto por escrito. Cada tutor solo podrá tener un voto delegado.

ARTÍCULO 5. Son funciones del Mentor.

• Ser representante activo de los tutores.
• Convocar periódicamente y solicitar informes a la Junta Directiva.
• Recepcionar y canalizar las iniciativas de los tutores.
• Motivar y estimular el trabajo corporativo a través del reconocimiento y las necesidades del Grupo de Tutores.
• Direccionar los mecanismos de derecho a la matrícula, talleres de capacitación y actividades en las que participa el grupo.
• Ejercer control verificativo sobre las actividades del grupo.
• Ejercer el cargo de tutor.
• Establecer canales directos de comunicación y evaluación con los estudiantes.
• Presentar semestralmente el informe de gestión a la asamblea general y al departamento de Desarrollo Estudiantil y Dirección de Desarrollo Humano.
• Liderar los procesos del grupo enmarcados en los proyectos institucionales.
• PARAGRAFO 1. Cuando no existan postulaciones al cargo de Mentor, se declarará la elección desierta y Desarrollo Estudiantil estudiará las acciones a seguir.
• PARAGRAFO 2. El Mentor electo deberá estar presente durante todo su periodo de dirección y para su postulación deberá contar por lo menos con seis meses de permanencia dentro del grupo.
• ARTÍCULO 6. Se elegirá un Co-mentor que deberá estar dentro de la Junta Directiva y elegido por la misma, que tendrá la función de reemplazar al Mentor en ausencia temporal justificada o ausencia definitiva
• ARTÍCULO 7. La Junta Directiva estará compuesta por el Mentor y los directores de cada departamento que tendrán voz y voto; y la tesorería que contara con voz y voto dentro de la misma.

PARAGRAFO 1. Dado un empate en la elección de una decisión el mentor contará con voto preferente.

PARAGRAFO 2. Para postularse como Mentor, Director de Departamento o Tesorero, el tutor deberá:

• Estar presente durante todo su periodo de dirección.
• Contar por lo menos con seis meses de permanencia dentro del grupo como Tutor activo.
• No estar en periodo de prueba al momento de su postulación.
• Presentar su hoja de vida y su plan de trabajo a todo el Grupo de Tutores una semana antes de la elección.

PARÁGRAFO 3. Tanto el Mentor como los Directores y el tesorero serán elegidos uno a uno para períodos de un (1) año. En la penúltima asamblea del año se hará la elección del Mentor y en la última asamblea del año la elección de la Junta Directiva.

PARAGRAFO 4. Se nombrará un Co-director para cada departamento en periodos semestrales o anuales, que representará al Director ante la Junta Directiva en ausencias temporales justificadas y en ausencias totales con voz y voto. Este será elegido por cada departamento.

ARTÍCULO 8. La Junta Directiva se reunirá ordinariamente una (1) vez cada semana y extraordinariamente cuando sea convocada por el Mentor o por la Jefatura de Desarrollo Estudiantil.

ARTÍCULO 9. Son deberes de la Junta Directiva:

• Estudiar y proponer un plan operativo anual de actividades que deberán ser aprobadas en la Asamblea General previa evaluación de Desarrollo Estudiantil.
• Reglamentar y Vigilar las funciones y obligaciones de los tutores, los deberes de la misma Junta Directiva y los demás funcionarios del grupo.
• Crear los departamentos ad-hoc y asesores que juzgue necesarios.
• Conocer, difundir y hacer cumplir los estatutos.
• Manejar los intereses del grupo de acuerdo a sus objetivos y a sus estatutos.
• Programar y citar a asambleas ordinarias y extraordinarias cuando las considere necesarias.
• Realizar un seguimiento del rendimiento de cada tutor.
• Realizar empalme con la junta directiva electa para el periodo siguiente al que esta ejerce.
• Promover el conocimiento de los estatutos en el Grupo de Tutores.

Capítulo IV. del Organigrama

CAMBIAR INFORMACIÓN POR COMUNICACIONES

Capítulo V. De Los Departamentos.

ARTÍCULO 1. Funciones generales de los departamentos.

• Es deber de cada uno de los departamentos presentar un plan y cronograma de las actividades a realizar a principio de cada semestre.
• Ninguno de los departamentos anteriormente expuestos pueden utilizar a beneficio propio las preferencias que se generan por ser integrantes del Grupo de Tutores.
• Ninguno de los departamentos puede realizar alguna actividad de manera independiente y sin autorización de: Desarrollo Estudiantil, el Mentor o la Junta Directiva.

ARTICULO 2. Funciones especificas de los departamentos.

Logística:

OBJETIVO: Administrar los recursos físicos y programar los recursos humanos de una manera oportuna.

Son funciones de este departamento:

• Administrar y velar por el estado, manejo y distribución de los recursos físicos en el Grupo de Tutores.
• Controlar que el resto de los departamentos realice las actas de todas y cada una de las actividades y administrar el archivo físico y magnético de éstas. Crear los formatos pertinentes para las respectivas actas.
• Administrar las actas de asambleas ordinarias y extraordinarias, Juntas Directivas y excusas.
• Almacenar la correspondencia externa e interna del grupo.
• Coordinar el apoyo logístico de las actividades propias del grupo de tutores y actividades de apoyo que el grupo realice.
• Diseñar Formatos Generales para las diferentes actividades del Grupo de tutores.
• Reservar las aulas para las reuniones de junta directiva y asamblea.
• Ejercer control de los acompañamientos y generar reportes estadísticos que ilustren la gestión.

Comunicaciones:

OBJETIVO: Administrar la comunicación interna del grupo de tutores.

Son funciones de este departamento:

• Elaborar y publicar las actas de asambleas ordinarias y extraordinarias
• Investigar todos los cambios administrativos, de reglamento o de cualquier otra índole dentro de la institución universitaria que afecten directa o indirectamente a la población estudiantil principalmente a los estudiantes de primer semestre.
• Suministrar la información pertinente al departamento de relaciones publicas y publicidad para alimentar la pagina web.
• Informar oportunamente por los diferentes medios y asambleas acerca de los cambios administrativos e internos del grupo, de las reuniones, actividades programadas durante el semestre.
• Citar a reuniones, asambleas y demás actividades del grupo.

·         Suministrar la información necesaria para que los Tutores la divulguen a los estudiantes de primer semestre.

Relaciones Públicas y Publicidad:

OBJETIVO: Administrar las relaciones externas del grupo.

Son funciones de este departamento.

• Buscar recursos para financiar el grupo y sus actividades mediante la implementación de herramientas de mercadeo y patrocinios
• Crear y mantener canales de comunicación externos entre la universidad y el Grupo de Tutores para el acercamiento entre éstos.
• Dar a conocer el Grupo de Tutores y posicionarlo como un grupo guía dentro la comunidad universitaria.
• Actualizar y manejar la página Web del Grupo de Tutores.
• Conservar una adecuada relación comercial con las empresas patrocinadoras.

Gestión Humana:

OBJETIVO: Administrar los recursos humanos del grupo.

Son funciones de este departamento.

• Crear un espacio dentro del Grupo de Tutores dedicado al mejoramiento y la convivencia social.
• Actualización de la base de datos del grupo y las hojas de vida.
• Realizar actividades como reconocimientos, cumpleaños, estímulos e integraciones.
• Planear, dirigir y controlar las diferentes capacitaciones durante el semestre: previa a la inducción, capacitación y socialización a los nuevos tutores y capacitaciones a los departamentos.
• Llevar registro de las evaluaciones semestrales de seguimiento del tutor en la base de datos y hoja de vida.
• Diseñar planear y ejecutar procesos de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, seguimiento y retiro de los tutores.

Tesorería:

OBJETIVO: Administrar los recursos financieros del grupo.

Son funciones de este departamento.

• Administrar los aportes semestrales de los miembros del Grupo de Tutores y demás obligaciones económicas que establezca la junta directiva y la asamblea general.
• Administrar la cuenta de ahorros y depositar los ingresos provenientes de las diferentes actividades generadoras de fondos, así como los desembolsos producto de las obligaciones adquiridas por el grupo, previa autorización de la Junta y/o asamblea general.
• Facilitar oportuna y diligentemente a los miembros del grupo, al contador y al revisor fiscal los documentos necesarios para llevar a cabo los controles pertinentes sobre el manejo financiero.
• Presentar semestralmente a la junta directiva y la asamblea general, el balance general, estado de resultados, informes del contador, informes de revisor fiscal y demás anotaciones de la información financiera.
• Presentar mensualmente un informe financiero a la junta directiva y a la asamblea general.
• Elaborar un presupuesto semestral para el grupo.
• Proponer y liderar actividades que generen fondos que permitan financiar las actividades del grupo.

PARÁGRAFO 1. La cuenta de ahorros del grupo de tutores es permanente en el tiempo y sus respectivos titulares son su respectivo Mentor y Tesorero, habilitados en la institución financiera por medio del acta de elección.

Capítulo VI. De La Inducción

ARTÍCULO 1. La planeación, programación y coordinación de las labores del Grupo en la inducción a los estudiantes de primer semestre, debe realizarse por un grupo conformado como mínimo por un representante de la Junta Directiva y de cada uno de los Departamentos que constituyen el Grupo de Tutores; con la aprobación de Desarrollo Estudiantil.

ARTÍCULO 2. Se considera la actividad de inducción y su capacitación respectiva como obligatoria para todos los miembros activos del Grupo de Tutores y el no cumplimiento de este artículo sin causa justificada aprobada por la Junta Directiva será causal de expulsión.

ARTÍCULO 3. Es deber del departamento de logística, controlar y garantizar la logística de la inducción de los primíparos.

ARTÍCULO 4. Es responsabilidad del departamento de comunicaciones que los tutores tengan una información clara, completa y actualizada de los temas a tratar y garantizar la papelería que cada tutor requiera para dicho evento.

ARTÍCULO 5. El departamento de relaciones publicas y publicidad se encargará de los carteles de señalización e información externa para los primíparos y coordinar la asistencia de las personas invitadas al evento.

ARTÍCULO 6. El departamento de gestión humana apoyará a todos los demás departamentos en todas las actividades de la inducción y realizar el manejo de refrigerios

Capítulo VII. De La Modificación de los Presentes Estatutos.

ARTICULO 1. La modificación de los estatutos del Grupo de Tutores podrá hacerse por decisión en la Asamblea General. Para este efecto no habrá delegación de votos.

ARTICULO 2. La propuesta de reforma de estatutos que se presente a la Asamblea General, debe contar con la revisión previa del Departamento de Desarrollo Estudiantil, para efectos de análisis y redacción.