Omitir los comandos de cinta
Saltar al contenido principal
Inicio de sesión
Universidad EAFIT
Carrera 49 # 7 sur -50 Medellín Antioquia Colombia
Carrera 12 # 96-23, oficina 304 Bogotá Cundinamarca Colombia
(57)(4) 2619500 contacto@eafit.edu.co

​​​​​Acerca del proyecto Epik


Es el proyecto que propone diseñar el modelo de gestión del ciclo de vida del estudiante, a través de la estructuración de los procesos en el marco de lineamientos institucionales, apoyado en una solución tecnológica que tiene el mismo nombre: Epik.


Como proyecto de la Universidad, EPIK se estructuró con las siguientes fases:


Fase I - Análisis y alcance

Inicio: 14 enero de 2019 – Finalización: 28 junio de 2019
Esta fase generó un insumo de suma importancia para el proyecto, de orden descriptivo y documental, sobre los procesos en versión inicial que EPIK permitirá modelar y gestionar. De manera adicional, se identificaron las funcionalidades a utilizar en la solución tecnológica Epik, las personalizaciones a diseñar y las integraciones con otros sistemas que soportaran los procesos.

​​​​​

Fase II - Diseño Gap/Fit

Inicio: 2 julio de 2019 – Finalización: 29 noviembre de 2019
En esta fase, el equipo del proyecto, contando con la consultoría ITIS, estuvo concentrado en el diseño de los modelos técnicos y funcionales derivados de todas las definiciones de procesos realizadas en la fase inicial. Estos se han socializado con las diferentes áreas que conocen, de primer mano, cómo se van configurando los diferentes procesos.

​​​​​

Fase III

Inicio: 2 diciembre de 2019 – Finalización
será de acuerdo con el escenario de salida en producción escalonada que la Universidad define.
Esta fase demanda importantes retos, pues contempla parametrizar todos los datos que se han ido definiendo para los procesos que en Epik funcionarán; la construcción de los diseños técnicos-funcionales, la ejecución de todo lo relacionado con las pruebas; el plan de capacitación para que los usuarios aprendan y se apropien del manejo de sus procesos en la nueva solución tecnológica Epik.


​​​​​

Estructura del proyecto

El equipo que hace parte de esta gran apuesta se articula y desarrolla trabajo conjunto de forma permanente con las diferentes áreas de la Universidad.

Para esto, cuenta con el aporte de un equipo de aproximadamente de 45 personas, algunas provienen de áreas de la Universidad como la Oficina de Admisiones y Registro, Aprendizaje para toda la vida, la Dirección Administrativa y Financiera, el Centro de Servicios Compartidos, el Departamento de Soluciones de Software de la Dirección de Informática.

Además, aquí también participan 10 funcionarios de la firma consultora Itis Support.

​​​​​

Herramientas que serán reemplazadas por Proyecto Epik

El proyecto Epik tiene como uno de sus objetivos el de consolidar diferentes aplicaciones/sistemas satélites. Por esto, las siguientes aplicaciones son las que se identifican como las que saldrán de operación una vez el proyecto salga en vivo al usuario, garantizando que los registros históricos en estos estén asegurados y con posibilidad de que, en caso de requerirse, se puedan acceder a estos.

  • Acadi: Módulo Centro de Idiomas​​​
  • Ayre: Módulo Admisiones y Registro​​​
  • Everest: Módulo Educación para toda la vida​​​
  • Ulises: Autoservicio para el estudiante​​​
  • Inscripciones: Módulo para la inscripción a programas de pregrado y posgrado​​​
  • Sirena: Módulo de reportes de notas​​​
  • Bisa: Módulo de gestión de becas (parcialmente)​​​
  • Seven: Sistema de evaluación y encuestas (parcialmente)​​​
  • Siede: Sistema de evaluación a la docencia (parcialmente) ​​​
  • Sipa: Módulo de programación académica de pregrado y posgrado​​​

​​​​​

Áreas de mayor impacto

Proyecto Epik, por ser la suite académica donde se modela la gestión del ciclo de vida del estudiante -uno de los públicos de interés principales de la Universidad- implica algún tipo de interacción con todas las áreas de la Institución, ya sea a través de la ejecución de algunos procesos, como también por el uso de la información que se puede encontrar en Epik. Sin embargo, hay unidades de EAFIT donde se concentra un gran número de procesos de interacción con el estudiante, por lo que tendrán más intervención, usabilidad y ejecuciones en esta plataforma.

En la siguiente imagen se pueden ver las áreas de mayor interacción resaltadas.

 
 
 




 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vicerrectoría de
Aprendizaje
  • Dirección de Formación Integral
  • Departamento de Prácticas Profesionales
  • Oficina de Admisiones y Registro
  • Oficina de Evaluación y Aseguramiento de la Calidad
  • Oficina de Proyectos
  • Centro de Integridad
  • Centro para la Excelencia en el Aprendizaje (EXA)
  • Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas
  • Editorial EAFIT
  • Área de Extensión Cultural
  • Proyectos de descubrimiento y creación
  • Planeación y descubrimiento formativo
  • Oficina de posgrados
  • Gestión del Descubrimiento
  • Gestión de la publicación
  • Grupos de investigación
  • Semilleros de investigación
  • Universidad de los Niños
  • Centro de Computación Científica Apolo
Vicerrectoría de Sostenibilidad y
Proyección Social
  • Educación Continua, Escuela de Verano y Alta Dirección
  • Innovación EAFIT
  • EAFIT Social
  • EAFIT Llanogrande
  • Dirección Administrativa y Financiera
  • Dirección de Informática
  • Dirección de Desarrollo Humano
  • Sistemas integrados de gestión y control
  • Dirección de Idiomas
 
 
  • Dirección de Formación Integral
  • Departamento de Prácticas Profesionales
  • Oficina de Admisiones y Registro
  • Oficina de Evaluación y Aseguramiento de la Calidad
  • Oficina de Proyectos
  • Centro de Integridad
  • Centro para la Excelencia en el Aprendizaje (EXA)
  • Centro Cultural Biblioteca Luis Echavarría Villegas
  • Editorial EAFIT
  • Área de Extensión Cultural
  • Proyectos de descubrimiento y creación
  • Planeación y descubrimiento formativo
  • Oficina de posgrados
  • Gestión del Descubrimiento
  • Gestión de la publicación
  • Grupos de investigación
  • Semilleros de investigación
  • Universidad de los Niños
  • Centro de Computación Científica Apolo
  • Educación Continua, Escuela de Verano y Alta Dirección
  • Innovación EAFIT
  • EAFIT Social
  • EAFIT Llanogrande
  • Dirección Administrativa y Financiera
  • Dirección de Informática
  • Dirección de Desarrollo Humano
  • Sistemas integrados de gestión y control
  • Dirección de Idiomas
 
 

​​​​​

Ciclo de vida del estudiante soportado por Proyecto Epik

Estos son los momentos del ciclo de vida del alumno en los que tendrá impacto Proyecto Epik.


¿Dudas y comentarios​?​

… ¡no dudes en co​ntactarnos! Para mantener la comunicación activa ponemos a tu servicio el BUZÓN Epik, donde puedes comentar o preguntar sobre cualquier tema relacionado con el Programa. 


​​​​​Acerca del Programa Epik