La implementación de los proyectos que allí se proponen se hacen con el acompañamiento de las áreas impactadas, siendo estas las encargadas de apalancar la ejecución de las iniciativas por medio de la asignación de tiempo y recursos.
Algunos proyectos propuestos en el PETI
Suite estudiantil
ERP + NIIF
POS
Bus de integración
Talento humano
BPM
Necesidades identificadas por la Universidad
La Dirección de informática desde hace varios años viene adelantando, con el apoyo de la empresa de consultoría Azurian, el mapa de ruta para el plan estratégico de tecnología de información, que busca dar respuesta a aspectos como:
Grandes falencias en los sistemas actuales que soportan los diferentes procesos de las áreas de la Universidad.
Falta de integración de dichos sistemas.
Pérdida de información, o información errónea.
Obsolescencia tecnológica.
En el mapa de ruta del PETI, se plantea la adquisición de una suite estudiantil, la cual fue priorizada en el año 2013 por el comité de soluciones de TI: Relación e Interacción con el estudiante. El objetivo principal es implementar una solución para cubrir los procesos que están relacionados con el ciclo de vida del estudiante.
Para la implementación de la suite se plantearon un conjunto de proyectos de los cuales en el año 2014 se inició el proyecto de homologación de procesos. El objetivo de homologación fue identificar los procesos que realizan cada una de las áreas de la Universidad que estén relacionados con el ciclo de vida del estudiante, e identificar las similitudes y diferencias entre las áreas logrando procesos institucionales y estandarizados, siempre buscando el “acuerdo” entre ellas.
Durante la ejecución del proyecto de homologación se encontraron aspectos comunes en las diferentes áreas; uno de ellos fue la percepción de que las áreas de la universidad trabajan como islas y otro fue que los sistemas de información que hoy en día soportan los procesos, no cubren en un alto porcentaje las necesidades de cada área, generando reprocesos y una alta manualidad.
Posterior al proyecto de homologación se continuó con el proyecto de Evaluación de Proveedores en donde se realizó un proceso de evaluación riguroso a dos de las soluciones más robustas del sector educativo, los resultados de dicha evaluación fueron presentados al consejo superior de la Universidad, quienes avalaron iniciar la siguiente fase del proceso y es allí cuando se dio inicio al tercer proyecto Negociación y Contratación en el que se buscaba profundizar en algunos aspectos importantes de la solución y por ultimo realizar una proceso de negociación con ambos proponentes para al final tomar la decisión de cuál era la solución que mejor se ajustaba a las necesidades de la Universidad, como resultado se seleccionó la solución PeopleSoft Campus Solution de la multinacional Oracle y como implementador la empresa colombiana ITIS Suport.