Las dependencias involucradas recibieron capacitación previa y tienen a disposición manuales y fichas técnicas que facilitan la adaptación a las herramientas.
El jueves 17 agosto el proyecto Atenea presentó estos CRM que permitirán optimizar el relacionamiento de la Institución con sus públicos y llevar a cabo campañas de mercadeo automatizadas, entre otros.
Desde el 22 de agosto estarán disponibles las herramientas que podrán usar dependencias como Mercadeo Institucional, el Centro de Egresados, la Escuela de Verano, y las direcciones de Idiomas y Educación Continua.
Una primera victoria en la implementación de una suite académica homogénea que soporte los procesos del ciclo de vida del estudiante fue la que presentó el programa Atenea el jueves 17 de agosto, en el auditorio 110 del bloque 38, con los CRM Eloqua y Sales Cloud que usarán algunas dependencias a partir de este 22 de agosto.
A reemplazar las funciones de Flipper y Mercurio llegará Eloqua que, desde ahora, estará encargada de soportar procesos de promoción de programas, eventos y divulgación. De acuerdo con Angélica María Arrázola Madrigal, líder de Gestión del Cambio de Atenea, será usada por los departamentos de Comunicación y de Mercadeo Institucional, el Centro de Egresados, la Escuela de Verano, la Corporación Amigos EAFIT, Alta Dirección, y las direcciones de Educación Continua e Idiomas.
Así mismo, indica, unificará la base de datos institucional y otorgará acceso a información más completa y actualizada que permitirá que estas unidades de trabajo gestionen estrategias más efectivas.
Por su parte, Esteban Robledo Perdomo, líder Funcional de Atenea, explicó que estas herramientas van a permitir integrar los procesos comerciales y de mercadeo y, en el caso de Eloqua, se podrá contar con más criterios para realizar segmentación de bases de datos y llegar al público con mayor precisión, así como conocer y obtener información integral de los contactos.
En el caso de Sales Cloud, cuyo uso será para el Departamento de Mercadeo Institucional y las direcciones de Educación Continua e Idiomas, habrá una mayor automatización de procesos, una disminución de operatividad de los asesores comerciales, y una mejor evaluación y gestión de los prospectos. Este componente podrá ser usado en dispositivos móviles.
Ambas herramientas son sistemas en la nube, por lo que no será necesaria la instalación de ningún tipo de programa en los equipos de los eafitenses y se podrá acceder desde cualquier lugar.
Más que una solución tecnológica
Carolina Pabón Ramírez, jefa del programa Atenea, asegura que no solo se trata de entregar soluciones tecnológicas, por lo que ella y su equipo han trabajado en la elaboración de manuales de usuario y fichas de proceso para facilitar la adaptación de las personas al sistema.
"Desde este martes 22 de agosto vamos a usar herramientas nuevas. Es un cambio con respecto a lo que utilizábamos antes para las actividades diarias, por lo que debemos estar preparados con este material que nos indicará en qué momento y cómo se deben usar", señaló Carolina.
Carolina agrega que en el caso de Eloqua se compartirán unas políticas de campaña y divulgación con las que, en conjunto con Auditoría, se hará seguimiento al uso que dan las áreas. Sales Cloud, por su parte, llegará con procesos de gestión comercial, de personas y corporativos definidos.
Y es que, si bien existen niveles de soporte, la líder puntualizó en que, en caso de tener dificultades, se debe recurrir en primer lugar a la autoayuda, es decir revisar los manuales de capacitación o consultar con compañeros que usen la herramienta y que hayan recibido previa capacitación.
Si persiste la dificultad se podrán poner en contacto con la mesa de servicio a través de Aranda en donde se asignará una prioridad para la atención del caso.
De esta manera la Universidad avanza en la búsqueda de la excelencia, respaldada en la calidad que siempre caracteriza sus procesos. Se espera continuar con la implantación de más herramientas en la Dirección de Idiomas y luego la disposición de la suite completa para toda la Institución.