Estudiantes de Práctica
Circular DEPP: para jefes de los practicantes, mentores y estudiantes
Asunto: Pautas a seguir durante la práctica
1. Misión de la Universidad EAFIT
La Misión de la Universidad EAFIT es: “Formar personas comprometidas con el desarrollo integral de su comunidad por medio de programas de pregrado y posgrado, dentro de un ambiente de pluralismo ideológico y de excelencia académica con competencia internacional en sus áreas del conocimiento”.
Para lograr la misión EAFIT busca preparar profesionales con una excelente formación personal, científica, técnica, social y cultural. Personas poseedoras de las habilidades intelectuales y estrategias cognoscitivas necesarias para el excelente desempeño profesional.
2. Factores de éxito de la Práctica Empresarial
2.1. Selección apropiada del estudiante
La selección de la persona adecuada, en nuestro caso el practicante, para un puesto de trabajo o un proyecto por realizar, en el contexto de las circunstancias particulares de la empresa, es muy importante para el logro de los objetivos que ambas partes -empresa y estudiantes- se han propuesto lograr.
Transcurrido un tiempo prudencial de iniciada la práctica, es muy importante que el jefe se comunique con el profesor, asesor o director del DEPP para que si es necesario, se hagan ajustes y correctivos al estudiante en su puesto de trabajo.
2.2. Definición de los resultados que se esperan del estudiante
La empresa debe tener claramente definidos los resultados que espera del estudiante una vez finalice su práctica. Estos deben ser presentados al practicante por su jefe inmediato, a más tardar, la primera semana de su vinculación.
El estudiante debe iniciar sus labores con un plan de trabajo previamente definido por la empresa o elaborado por él, en el cual se estipulen los compromisos que asumen, ambas partes, frente al trabajo por realizar.
La negociación de expectativas entre el jefe y el practicante es muy importante para el éxito de la práctica y para el logro de los objetivos propuestos. Durante el período de la práctica, el estudiante debe tener la oportunidad de poner a prueba su formación personal, cognoscitiva y técnica profesional. Para esto, debe dársele la oportunidad de desarrollar actividades de diferentes niveles de complejidad, tanto las rutinarias y operativas, como aquellas que le exijan poner a prueba sus habilidades de pensamiento y de investigar, liderar, planear, organizar, evaluar y tomar decisiones.
2.3. Proceso de inducción
El practicante debe recibir una inducción que contenga información sobre:
La empresa: su misión, visión, políticas, objetivos, programas, proyectos, reglamentos...
El cargo: objetivos del cargo, descripción de funciones, responsabilidades y competencias.
Ubicación organizacional: explicación de la estructura organizacional de la empresa; ubicación del estudiante en ella; información sobre las líneas de autoridad y manera de proceder frente a éstas.
Presentación del jefe inmediato y de las personas con las cuales tendrá que interactuar durante el período de práctica.
NOTA: Si no se realiza, o la empresa no cuenta con proceso de inducción, el estudiante la debe solicitar a su jefe inmediato.
2.4. Disposición de recursos
El estudiante debe ser informado de los recursos que estarán a su alcance para cumplir con los objetivos que se esperan de su trabajo y cómo debe hacer uso de ellos.
2.5. Presencia del Jefe durante el Período de Práctica
El practicante es una persona en proceso de formación, por tanto, es muy importante que cuente con el apoyo, colaboración y aportes del jefe inmediato durante todo el tiempo que dure la experiencia laboral.
Acompañar al estudiante en su experiencia no significa asumir actitudes paternalistas y facilistas frente a él; por el contrario, el jefe va adelante del practicante mostrándole señales, criterios, principios, parámetros, caminos, metodologías - para que él aprenda a trabajar con eficiencia y eficacia. Debe retarlo permanentemente, en el buen sentido de la palabra; motivarlo, evaluarlo, confrontarlo, pedirle resultados; todo en procura de no permitir la mediocridad y propiciar la creación de comportamientos propios de la excelencia profesional.
Si el jefe del estudiante no está asumiendo el papel que le corresponde en el proceso de la práctica, el profesor debe orientar al practicante para que converse con el jefe y le plantee las necesidades de orientación y asesoría que requiere en el trabajo que está llevando a cabo para poder cumplir con las expectativas que la empresa tiene cifradas en él.
2.6. Evaluación de proceso y de resultados
Es muy importante que el jefe realice reuniones de evaluación con el estudiante, al menos una vez al mes, para valorar la calidad, oportunidad, eficiencia y eficacia de sus actuaciones laborales de acuerdo con el plan de trabajo elaborado y los compromisos asumidos, por ambas partes, frente a él.
Si del resultado de las evaluaciones de proceso se deduce que el estudiante no está trabajando con eficiencia y eficacia es necesario reorientarlo y exigirle que dé lo mejor de sí mismo. Si continúa la situación el jefe debe ponerse en contacto con el mentor para que le visite. Igualmente, si la evaluación indica que el practicante está siendo desperdiciado en el cargo que se le ha asignado, o que por el contrario, se le está exigiendo más de lo que está preparado para dar, se debe reconsiderar su plan de trabajo e informar a la Universidad los cambios que se hayan acordado.
2.7. Mentor
Acada estudiante practicante la Universidad le asigna un mentor. Este es un egresado de EAFIT, generalmente, profesional del mismo programa académico en el cual se está formando el estudiante que está orientando.
El mentor tiene, máximo, diez estudiantes a su cargo y es la persona por medio de la cual el DEPP obtiene información permanente sobre el desarrollo de la práctica de los estudiantes.
Sus principales funciones y compromisos son:
Conocer, por medio de entrevista individual, al iniciar la práctica, las expectativas, inquietudes y dificultades que presentan los estudiantes a su cargo, en cualquier aspecto relacionado con la práctica.
Visitar a los estudiantes y sus respectivos jefes, en el lugar de trabajo, mínimo una vez al semestre.
Realizar, mínimo, cinco reuniones de grupo al semestre, liderando su desarrollo.
Velar por la elaboración de las actas de las reuniones de grupo y la entrega de copias de éstas, al DEPP.
Asistir a los estudiantes en su proceso de adaptación al mundo del trabajo en aspectos académicos y profesionales.
Animar al estudiante para que propicie la evaluación de proceso y de resultados con su jefe inmediato e informarse de los resultados de éste proceso. Si el estudiante presenta problemas de desempeño debe colaborarle en elaborar un plan de mejoramiento. Si el MENTOR considera que la situación requiere atención del DEPP debe comunicarse con el asesor correspondiente para que éste visite oportunamente al estudiante.
Colaborar en la selección del “proyecto especial” que el estudiante debe realizar para la empresa, conceptuar sobre su adecuación a los objetivos que persigue la Universidad con éste y asesorar al estudiante en su realización.
Hacer seguimiento al estudiante en el desarrollo de la práctica y en la elaboración del “proyecto especial” e informar a los asesores del DEPP sobre el avance de los mismos.
Atender a los estudiantes, telefónica o personalmente, cuando éstos tengan alguna dificultad o problema relacionado con el desarrollo de su práctica.
Informar oportunamente al DEPP cualquier anomalía o problema que se presente con el estudiante, el jefe, o la empresa y solicitar visita de la universidad cuando se requiera de la intervención directa de ésta.
Evaluar el “proyecto especial de práctica” que realiza el estudiante para la empresa teniendo en cuenta el concepto del jefe sobre éste.
Evaluar, con cada estudiante al finalizar el semestre, el período de práctica, en todos sus aspectos, y suministrar al DEPP, el informe correspondiente.
Informar, oportunamente al DEPP, cualquier dificultad que se le presente para cumplir con sus funciones de mentor.
Enviar al DEPP, en las fechas estipuladas por éste, las evaluaciones e informes de su competencia.
Asistir a las reuniones programadas por el DEPP.
2.8. Actividad grupal
La actividad grupal consiste en la realización de reuniones durante el semestre, del mentor con todos los estudiantes a su cargo, en horario por fuera de la jornada laboral. Es la estrategia seleccionada por el DEPP para brindarle a los estudiantes el apoyo integral que requieren para vivir su experiencia laboral y realizar la práctica con eficiencia y eficacia. Igualmente busca mantener el contacto universitario con y entre los estudiantes.
En estas reuniones se debe reforzar en el estudiante su formación personal de cara a la experiencia laboral-profesional que está viviendo. Temas como la autoestima, dominio de sí mismo, compromiso, actitud de servicio, dinamismo, recursividad, tolerancia, independencia, relaciones interpersonales, manejo del tiempo, actitud de aprendizaje, humildad intelectual, eficiencia, eficacia, comunicación etc., Constituyen un ejemplo del trabajo que se puede llevar a cabo.
Por fuera de las reuniones mínimas acordadas con el DEPP, el grupo se puede reunir cuantas veces lo desee y programar actividades de cualquier otro tipo.
2.9. Proyecto Especial de Práctica
El “proyecto especial de práctica” es un trabajo ADICIONAL, a las labores ordinarias por las cuales debe responder el practicante. Está concebido para que el estudiante desarrolle la actitud de “dar siempre más de lo que se le pide”; profundice en alguno de los campos de la profesión para la cual se están preparando; desarrolle su capacidad investigativa; promueva procesos de mejoramiento continuo, o se vinculen a un proyecto innovador que la empresa esté llevando a cabo.
El proyecto especial de práctica es un trabajo que el estudiante realiza para la empresa bajo la asesoría del mentor. No se trata de una gran investigación o del desarrollo de proyectos de gran complejidad.
Por el contrario, se busca que desde el trabajo de práctica que está realizando el estudiante, éste ponga a prueba su creatividad, su capacidad de observación y de análisis de situaciones y procesos que le permitan, bajo su carácter de estudiante, hacer un aporte a la empresa en la solución de un problema, la evaluación y mejoramiento de un proceso, planeación y diseño de una nueva estrategia o programa ,estudio de un tema, situación o dependencia, formulación y desarrollo de campañas de calidad y servicio.
Todos los estudiantes deben realizar el proyecto especial de práctica, aún aquellos cuya práctica consiste en el desarrollo de un proyecto específico. El estudiante debe elaborar un plan de trabajo sobre el “proyecto especial” que va a realizar para la empresa; obtener un visto bueno del jefe y presentárselo a su mentor en las fechas señaladas por el DEPP. Este debe ser realizado a lo largo del semestre bajo la asesoría del mentor. Desde el principio el estudiante debe informarle al profesor cuál es el grado de confidencialidad del proyecto que va a realizar, lo cual debe certificar con carta firmada por el jefe del estudiante.
Cuando el proyecto que se propone realizar el estudiante es de tal confidencialidad que ni el mentor puede conocerlo, se debe consultar al asesor del DEPP antes de ser aprobado. Una vez finalizado el “proyecto especial”, el estudiante debe presentarlo a su jefe inmediato el cual debe producir un concepto escrito de éste y enviárselo al mentor.
El “proyecto especial” de práctica es de gran valor para la formación del estudiante porque le brinda la oportunidad de dejar su “huella” en la empresa. Por lo tanto, es muy importante que el jefe apoye la realización del proyecto y aproveche la oportunidad que le ofrece el estudiante de hacer un aporte útil y beneficioso a la empresa.
2.10. Visitas a estudiantes y jefes
Los mentores visitan, mínimo una vez por semestre, a los estudiantes y sus respectivos jefes.
El objetivo de esta visita es obtener información evaluativa del desarrollo de la práctica del estudiante, del programa de prácticas y de la Universidad en general. Cuando se presente alguna dificultad relacionada con la práctica, el jefe del estudiante, debe solicitar visita al profesor, o al DEPP con el objeto de que la intervención sea oportuna y por lo tanto eficaz. Si por algún motivo el profesor no puede cumplir con la visita al estudiante y a su jefe ésta es realizada por el director o uno de los asesores del DEPP.
2.11. Servicio psicológico
La Universidad EAFIT cuenta con un servicio psicológico adscrito a Desarrollo Estudiantil. Este tiene como propósito brindar asesoría y apoyo a estudiantes, mentores y jefes, antes, durante y al finalizar el período de práctica. Quien desee hacer uso del servicio psicológico se debe poner en contacto con el DEPP acordar la entrevista o visita, según el caso.
Ofrece un espacio para pensar y buscar soluciones a dificultades que interfieren en el proyecto de formación personal y profesional, bajo dos modalidades básicas de trabajo, que tienen en cuenta las necesidades, condiciones y objetivos específicos de cada caso: Asesoría y Consultoría o Atención Clínica Individual
2.12. Evaluación del Períoso de Práctica
La evaluación de la práctica se lleva a cabo con base en los siguientes aspectos y porcentajes:
- Evaluación del jefe inmediato: 40%
- Evaluación del “proyecto especial”: 30%
- Evaluación del seguimiento: 10%
- Evaluación del asesor DEPP: 20%
2.13. Departamento de Prácticas Profesionales-DEPP
Es el departamento académico de la Universidad encargado de administrar las prácticas empresariales de todos los programas académicos de pregrado. Está conformado por un director, diez profesionales asesores de tiempo completo, dos secretarias y un promedio de cien mentores. Todos ellos tienen bajo su responsabilidad los procesos de: prepráctica, interrelación con el medio externo, ubicación, seguimiento, evaluación y proyección de las prácticas.
Los asesores del DEPP pueden visitar a los practicantes y sus respectivos jefes en el lugar de trabajo, cuando lo estimen conveniente. Así mismo, pueden acompañar a los mentores en sus visitas o reemplazarlos cuando éstos no puedan realizarlas.
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