Noticias febrero
25 de febrero de 2010

La Dirección Administrativa y Financiera de EAFIT fue recertificada en calidad

​• Después de tres años de obtener la certificación otorgada por el Icontec bajo la norma ISO 9001:2000, la dependencia confirmó su compromiso con el proceso.

• El Instituto ratificó la calidad de la Dirección y actualizó el certificado bajo la versión 2008 de la norma.

La mejora continua y la satisfacción del cliente son los objetivos principales del Sistema de Gestión de Calidad que promueve el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec). Teniendo en cuenta ambos puntos,  la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad EAFIT fue recertificada por dicha entidad con la versión 2008 de la norma ISO 9001:2000.

Hace más de cuatro años que inició la gestión que hoy en día tiene en lo más alto los estándares de calidad de la Dirección, por lo que recibió la primera certificación en septiembre de 2006. En esa ocasión se reconoció el trabajo en todos los procesos de la dependencia: contabilidad, costos y presupuesto, gestión financiera, compras y almacenamiento, contratos y convenios, servicios generales y administración documental.

Francisco Castaño Meneses, asistente de la Dirección Administrativa y Financiera, explica al respecto que se trata de un formalismo multipropósito, que en el caso de la dependencia pretendía desde sus inicios adquirir una herramienta para el mejoramiento continuo y legitimar este esfuerzo.

“La norma ISO lo que hace es incluir un proceso, una dependencia, una institución y crear unos indicadores para documentar, medir la eficiencia y evaluar resultados, de manera que sea posible realizar correcciones y fortalecer procesos”, señala Francisco Castaño.

Por lo anterior, cada año el Icontec hace una visita de auditoría con el fin de revisar los procesos y dar un parte de satisfacción con relación al sistema. Después de tres años consecutivos de resultados satisfactorios, las instituciones que logran mantenerse en la norma logran lo que se llama la recertificación.

En esta oportunidad, la dependencia también obtuvo una actualización en la norma, pues originalmente se certificó en la versión 2000, la más actual para la época en que logró el reconocimiento, pero con el establecimiento de la norma ISO 9001:2008, existía la necesidad de renovarla.

La dependencia

La Dirección Administrativa y Financiera tiene como misión principal servir de apoyo administrativo y financiero a todos los procesos que facilitan la formación, investigación y proyección social de la Universidad, por eso la política de calidad es fundamental para cumplir su cometido.

Como el cliente es lo más importante, también existen una serie de estrategias para recibir sugerencias y opiniones de los usuarios internos y externos de la Dirección: “Se desarrolla una metodología especial para convocar al cliente y preguntarle cómo nos ve y conocer su grado de satisfacción”, explica Castaño.

En este mismo sentido, el sistema de calidad de la Dirección Administrativa y Financiera pretende cumplir sus funciones administrativas con un personal competente, eficiente, que optimice al máximo la calidad de los recursos y los distribuya de manera adecuada.

Después de la recertificación lo que viene es continuar trabajando por la calidad y seguir recibiendo anualmente la visita del Icontec, revisando procesos y levantando acciones correctivas cuando es necesario.

“Es un proceso que se repite hasta que se decida que ya se llegó a un grado importante de calidad y quizá aparezcan nuevas herramientas administrativas. Lo más importante es conservarla porque fortalezas y ventajas frente al proceso administrativo se tienen muchas”, agrega el asistente.

En la Universidad existen otras dependencias que también han vivido todos estos procesos. Es el caso de la Dirección de Desarrollo Humano, que fue certificado hace unos meses. Por su parte, Admisiones y Registro está en el proceso previo.

Mayores informes
Francisco Castaño Meneses
Asistente de la Dirección Administrativa y Financiera
Teléfono: (57) (4) 2619500. Ext. 9617​
Correo electrónico: fcastano@eafit.edu.co