Acerca del proyecto Epik

Es el proyecto que propone diseñar el modelo de gestión del ciclo de vida del estudiante, a través de la estructuración de los procesos en el marco de lineamientos institucionales, apoyado en una solución tecnológica que tiene el mismo nombre: Epik.

Como proyecto de la Universidad, EPIK se estructuró con las siguientes fases:

Fase I - Análisis y alcance

Inicio: 14 enero de 2019 – Finalización: 28 junio de 2019
Esta fase generó un insumo de suma importancia para el proyecto, de orden descriptivo y documental, sobre los procesos en versión inicial que EPIK permitirá modelar y gestionar. De manera adicional, se identificaron las funcionalidades a utilizar en la solución tecnológica Epik, las personalizaciones a diseñar y las integraciones con otros sistemas que soportaran los procesos.

Fase II - Diseño Gap/Fit

Inicio: 2 julio de 2019 – Finalización: 29 noviembre de 2019
En esta fase, el equipo del proyecto, contando con la consultoría ITIS, estuvo concentrado en el diseño de los modelos técnicos y funcionales derivados de todas las definiciones de procesos realizadas en la fase inicial. Estos se han socializado con las diferentes áreas que conocen, de primer mano, cómo se van configurando los diferentes procesos.

Fase III

Inicio: 2 diciembre de 2019 – Finalización
será de acuerdo con el escenario de salida en producción escalonada que la Universidad define.
Esta fase demanda importantes retos, pues contempla parametrizar todos los datos que se han ido definiendo para los procesos que en Epik funcionarán; la construcción de los diseños técnicos-funcionales, la ejecución de todo lo relacionado con las pruebas; el plan de capacitación para que los usuarios aprendan y se apropien del manejo de sus procesos en la nueva solución tecnológica Epik.

Aplicaciones que serán reemplazadas por proyecto Epik

El proyecto Epik tiene como uno de sus objetivos el de consolidar diferentes aplicaciones/sistemas satélites. Por esto, las siguientes aplicaciones son las que se identifican como las que saldrán de operación una vez el proyecto salga en vivo al usuario, garantizando que los registros históricos en estos estén asegurados y con posibilidad de que, en caso de requerirse, se puedan acceder a estos.

Acadi: Módulo Centro de Idiomas
Ayre: Módulo Admisiones y Registro
Everest: Módulo Educación para toda la vida
Ulises: Autoservicio para el estudiante
Inscripciones: Módulo para la inscripción a programas de pregrado y posgrado
Sirena: Módulo de reportes de notas
Bisa: Módulo de gestión de becas (parcialmente)
Seven: Sistema de evaluación y encuestas (parcialmente)
Siede: Sistema de evaluación a la docencia (parcialmente)
Sipa: Módulo de programación académica de pregrado y posgrado

Áreas de mayor impacto

Proyecto Epik, por ser la suite académica donde se modela la gestión del ciclo de vida del estudiante -uno de los públicos de interés principales de la Universidad- implica algún tipo de interacción con todas las áreas de la Institución, ya sea a través de la ejecución de algunos procesos, como también por el uso de la información que se puede encontrar en Epik. Sin embargo, hay unidades de EAFIT donde se concentra un gran número de procesos de interacción con el estudiante, por lo que tendrán más intervención, usabilidad y ejecuciones en esta plataforma.

En la siguiente imagen se pueden ver las áreas de mayor interacción resaltadas.