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11 de abril de 2012

Aulas y salas
para reservar…
y también para cuidar

Los eafitenses pueden hacer uso de aulas y salas de la Universidad. El compromiso es cuidar los espacios y los equipos que hay en estos.

• Más de 150 aulas para el desarrollo de actividades académicas y unas 12 salas de reuniones se encuentran a disposición de la comunidad.

• El buen uso y el manejo correcto de reservas permitirán un mejor servicio en estos espacios.

El conocimiento moviliza la vida universitaria y permite el intercambio de saberes. Sus aprendizajes, sus interacciones, sus descubrimientos y sus debates tienen cita en espacios propicios y dotados de las condiciones necesarias para que surjan las ideas.

Es así como aulas de clase; salones de cómputo, dibujo y diseño; laboratorios; salas de reuniones; auditorios y otros recintos son el epicentro en el que se dan todas esas dinámicas.

Pues bien. Para la administración y el buen uso de estos espacios existe en la Institución la Oficina de reservas de aulas y equipos audiovisuales, una unidad logística, adscrita a Admisiones y Registro, que se encarga de dar soporte a eventos académicos y administrativos, y garantizar su buen desarrollo.

Sus puntos de contacto se encuentran ubicados en el primer piso del bloque 27, que cubre las aulas de la parte sur de la Universidad; en el Departamento de Música (bloque 30), que atiende las salas y aulas de esta dependencia; y en el bloque 38, que brinda soporte a los bloques 33, 34, 35 y 38.

Esta oficina, que abre y cierra con la Universidad (su horario es de 5:30 de la mañana a 9:00 de la noche), realiza la reserva y el mantenimiento de, por lo menos, 150 aulas en las que se dictan clases de pregrado y posgrado, del Centro de Educación Continua (CEC), del Centro de Idiomas, y en las que se programan eventos académicos y administrativos.

“Realizamos dos procesos, uno es la administración de aulas y equipos audiovisuales, y otro es el de mantenimiento de estas para que estén en las condiciones óptimas”, afirma John Jairo Londoño Mesa, coordinador de logística de Admisiones y Registro.

En esta labor se trabaja en conjunto con el Departamento de Servicios Generales, que brinda soporte cuando se identifican daños locativos, riesgos a la seguridad o requerimientos de aseo.

De igual forma, está el Centro de Informática, que brinda apoyo con el mantenimiento y la resolución de problemas con los equipos de cómputo que están en cada aula.

“En los pasillos se encuentran teléfonos que comunican con las tres dependencias para quien requiera apoyo”, comenta John Jairo.

Por otra parte, y para la programación de reuniones administrativas se tienen unos 12 espacios disponibles. Estos pueden ser reservados de manera directa por los auxiliares.

¿Cómo reservar un espacio?

Es importante, al momento de hacer la reserva de aulas, tener muy claro el tipo de evento que se va a realizar, el número de personas que van a asistir, los días y horas en las que tendrá lugar, y las ayudas o elementos que necesita para llevarlo a cabo.

“Se debe tener en cuenta que las reservas deben efectuarse para el desarrollo de actividades académicas y administrativas programadas por la Universidad, y que siempre habrá personal dispuesto en todo momento para atender y resolver inquietudes”, apunta el encargado.

Luego será necesario ingresar a la aplicación web Siria. Allí, el sistema solicita indicar la actividad a realizar que podrá ser clase, examen final, laboratorio o reunión, así como los elementos que necesita para la ejecución.

Las reservas podrán ser individuales, que son las que se realizan para un solo día; múltiples, que incluyen varios días; o periódicas, que son para los mismos días y horarios durante todo el semestre activo.

“El sistema está diseñado para que cualquier departamento haga la reservación de sus propios espacios. Lo importante es que tanto reservas como cancelaciones deben hacerse con 24 horas de anticipación, de lo contrario será necesario llamar directamente a la oficina para nosotros realizar el cambio", señala John Jairo y agrega que, una vez reservada un aula, debe respetarse el horario asignado y el número de personas para las que tiene capacidad.

Por último, el sistema enviará notificación al correo del solicitante con la descripción del aula reservada.

Pero, si por alguna razón no se tiene acceso a la aplicación bastará con descargar el archivo para reservas y, una vez diligenciado, enviarlo al correo reserva.aulas.equipos@eafit.edu.co.

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