2 de diciembre de 2020 | ESTUDIOS DE GESTIÓN, ORGANIZACIONES, MERCADOS, INDIVIDUOS Y ENTORNOS
Si se trata de un cargo administrativo, más allá de una silla vacía, es posible que el retiro del empleado genere un desconocimiento sobre los procesos de muchos de los trabajos que antes ejecutaba y una desmejora en los servicios prestado a los diferentes públicos. De hecho, también es probable que ni siquiera los directivos lo sepan.
Eventualmente, esto produciría retrasos, costos adicionales, labores inconclusas y, en definitiva, una gestión menos eficiente que atentaría contra la atención oportuna para la resolución de tareas logísticas.
Sin embargo, si este escenario se produce en una
universidad, entonces el problema podría magnificarse: estudiantes con
condiciones particulares, programación académica por asignar, profesores
pendientes por pagos, planificaciones de horarios...
En general, podría darse una desatención de las diferentes inquietudes que se presentan en los procesos administrativos que impactan el desarrollo de los procesos académicos. Y todo esto en cada uno de los programas de pre y posgrado que se ofrezcan desde la institución.
Además, conforme sean las características de los programas académicos, algunos tendrán más exigencia, recursos, demandas y equipo de trabajo, frente a otros.
Esta era la realidad de la Escuela de Administración de la Universidad EAFIT, pero, por fortuna hubo una solución.
Centro de Servicios Compartidos: una solución oportuna
A inicios de 2016 empezó a gestarse el proyecto de un Centro de Servicios Compartidos para la Escuela de Administración de la Universidad. En ella se concentra un gran porcentaje de matrícula estudiantil de EAFIT y el mayor número de programas: 22, entre pregrado, especializaciones, maestrías y el doctorado.
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Este tipo de unidades administrativas son recurrentes en el mundo empresarial porque ayudan a reducir costos y a mejorar la productividad, sin embargo, en la institución tuvo un propósito inicial diferente.
El objetivo se pensó en dos vías: garantizar la excelencia en el servicio para estudiantes y profesores y alivianar la carga administrativa de los coordinadores académicos de programas.
En algunos casos, los directivos debían dedicar más tiempo en labores administrativas que en labores de direccionamiento estratégico y académico. Además, muchos de esos procesos no se encontraban organizados ni sistematizados.
A diferencia de centros de servicios en otras organizaciones, nació con el objetivo de generar valor y garantizar la excelencia en el servicio y no particularmente de disminuir costos o eficiencias.
Gracias a su creación, hoy las personas dedicadas a procesos administrativos que impactan los procesos académicos se han reunido en un solo lugar “para atender de manera equitativa a todos los programas de la escuela con funciones claras, establecidas y estandarizadas”, explica Luz María Rivas Montoya, actual coordinadora de la Maestría en Ciencias de la Administración.
También, se ha mejorado la atención de estudiantes y profesores y generado valor a través de la disminución de reprocesos, la optimización en los tiempos de respuesta y la promoción de buenas prácticas de administración académica entre los coordinadores de la Escuela de Administración.