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Conozca este particular caso de estudio de EAFIT para estudiantes de administración del mundo

No es difícil imaginar que la ausencia de una persona en el trabajo puede ocasionar múltiples dificultades.
Más aún cuando decide cambiar de rumbos o llega el término de su contrato, aunque el panorama puede ser peor.



Christian Alexander Martinez-Guerrero,
Vicerrectoría de Descubrimiento y Creación


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2 de diciembre de 2020 | ESTUDIOS DE GESTIÓN, ORGANIZACIONES, MERCADOS, INDIVIDUOS Y ENTORNOS

Si se trata de un cargo administrativo, más allá de una silla vacía, es posible que el retiro del empleado genere un desconocimiento sobre los procesos de muchos de los trabajos que antes ejecutaba y una desmejora en los servicios prestado a los diferentes públicos. De hecho, también es probable que ni siquiera los directivos lo sepan.

Eventualmente, esto produciría retrasos, costos adicionales, labores inconclusas y, en definitiva, una gestión menos eficiente que atentaría contra la atención oportuna para la resolución de tareas logísticas.

Sin embargo, si este escenario se produce en una universidad, entonces el problema podría magnificarse: estudiantes con condiciones particulares, programación académica por asignar, profesores pendientes por pagos, planificaciones de horarios...

En general, podría darse una desatención de las diferentes inquietudes que se presentan en los procesos administrativos que impactan el desarrollo de los procesos académicos. Y todo esto en cada uno de los programas de pre y posgrado que se ofrezcan desde la institución.

Además, conforme sean las características de los programas académicos, algunos tendrán más exigencia, recursos, demandas y equipo de trabajo, frente a otros.

Esta era la realidad de la Escuela de Administración de la Universidad EAFIT, pero, por fortuna hubo una solución.

Foto: Pixabay

Centro de Servicios Compartidos: una solución oportuna

A inicios de 2016 empezó a gestarse el proyecto de un Centro de Servicios Compartidos para la Escuela de Administración de la Universidad. En ella se concentra un gran porcentaje de matrícula estudiantil de EAFIT y el mayor número de programas: 22, entre pregrado, especializaciones, maestrías y el doctorado.


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Este tipo de unidades administrativas son recurrentes en el mundo empresarial porque ayudan a reducir costos y a mejorar la productividad, sin embargo, en la institución tuvo un propósito inicial diferente.

El objetivo se pensó en dos vías: garantizar la excelencia en el servicio para estudiantes y profesores y alivianar la carga administrativa de los coordinadores académicos de programas.

En algunos casos, los directivos debían dedicar más tiempo en labores administrativas que en labores de direccionamiento estratégico y académico. Además, muchos de esos procesos no se encontraban organizados ni sistematizados.

A diferencia de centros de servicios en otras organizaciones, nació con el objetivo de generar valor y garantizar la excelencia en el servicio y no particularmente de disminuir costos o eficiencias.

Gracias a su creación, hoy las personas dedicadas a procesos administrativos que impactan los procesos académicos se han reunido en un solo lugar “para atender de manera equitativa a todos los programas de la escuela con funciones claras, establecidas y estandarizadas”, explica Luz María Rivas Montoya, actual coordinadora de la Maestría en Ciencias de la Administración.

También, se ha mejorado la atención de estudiantes y profesores y generado valor a través de la disminución de reprocesos, la optimización en los tiempos de respuesta y la promoción de buenas prácticas de administración académica entre los coordinadores de la Escuela de Administración.



Las investigadoras proponen finalmente que más que discutir la centralización o descentralización de procesos, se espera que los estudiantes decidan qué es susceptible de centralizar y qué no, para mejorar la gestión de la organización.




Un caso de estudio particular

Contrario a lo que podría suponerse, un cambio gerencial de este tipo en cualquier organización puede generar opiniones controvertidas por parte de las personas implicadas.

Por esta razón ―y porque es el primer caso documentado de un Centro de Servicios Compartidos en una Escuela de Administración universitaria―, Rivas, en conjunto con la coordinadora del Centro, Stefanía Correa Vásquez, sistematizaron esta experiencia en una reciente investigación.

Se trata de la escritura de un estudio de caso que se centra en temas de estrategia corporativa, especialmente, en la gestión de empresas, por medio del cual se espera que los estudiantes comprendan el dilema gerencial sobre centralización y descentralización y reconozcan las peculiaridades de un centro de servicios compartidos.

Está dirigido tanto a estudiantes de pregrado como de posgrado y puede ser utilizado en talleres con ejecutivos y personal administrativo de empresas que enfrentan el dilema centralizar-descentralizar.

Para este caso, se estima el uso de al menos nueve horas de trabajo, de las cuales 7,5 horas deberían emplear los estudiantes para la preparación y 1,5 horas presenciales para su resolución en clase.

Además, cuenta con una nota de enseñanza para los docentes y facilitadores, la cual brinda métodos de clase y posibles preguntas de asignación, apoya la discusión en el aula y acompaña el proceso de aprendizaje.

Las investigadoras proponen finalmente que más que discutir la centralización o descentralización de procesos, se espera que los estudiantes decidan qué es susceptible de centralizar y qué no, para mejorar la gestión de la organización.

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¿Cómo citar?

Rivas, L.M. and Correa, S. (2020), "What should be centralized and what should not: that is the question within a school of business context", Emerald Emerging Markets Case Studies, Vol. 10 No. 2. https://doi.org/10.1108/EEMCS-05-2020-0156





Conozca este particular caso de estudio de EAFIT para estudiantes de administración del mundo