Una variación de dos meses en el cronograma de este proyecto se debe a algunos ajustes en la experiencia de usuario y aspectos derivados de la pandemia del covid-19.
• Educación Permanente será el primer referente para dar inicio a la salida en vivo de la suite académica institucional. Se planea que una vez finalice la Semana Santa del próximo año este proyecto esté en funcionamiento.
• Luego vendrá el turno para los estudiantes regulares en junio de 2021 y a mediados de agosto de ese mismo año para los aspirantes a los programas de la Institución.
Cada vez el sueño institucional de tener una suite académica que reúna el ciclo de vida del estudiante durante su paso por la Universidad está más cerca y con este el avance en la hoja de ruta hacia los objetivos del Itinerario EAFIT 2030.
Se trata de Epik, la plataforma que consolidará toda la información de los estudiantes, su hoja de vida, su paso por los diferentes programas de la Institución y facilitará así la gestión de todas las áreas.
De acuerdo con Sor Elpidia Gil Zapata, jefa del proyecto, Epik avanza en su tercera fase que consiste en la construcción de los diseños para modelar la herramienta con los procesos que desde allí estarán funcionando. Luego, una vez finalice la Semana Santa de 2021, estará disponible la primera salida en vivo con Educación Permanente.
“Poder integrar importantes elementos para mejorar la experiencia de nuestros estudiantes y de quienes operen los procesos, así como algunos aspectos cambiantes que nos impuso la pandemia del covid-19 llevó al Comité Directivo del proyecto a realizar cambios en el cronograma, por lo que tenemos una variación de dos meses en el tiempo para nuestra primera salida en vivo y en el orden”, explica Sor Elpidia.
Agrega que a mediados de junio de 2021 el turno será para los estudiantes regulares que para la fecha podrán matricular sus cursos, visualizar sus recibos e incluso hacer los pagos de su semestre. Luego, a mediados de agosto, los aspirantes a los programas eafitenses accederán a Epik para llenar los formularios, solicitar citas para exámenes o entrevistas e incluso materializar su admisión en la Universidad y su respectiva matrícula
“Estamos a punto de cumplir un sueño de muchos años de cambiar el programa que manejamos para hacer las matrículas y la gestión de los estudiantes por una plataforma más moderna. Ha sido un camino largo que nos tiene con muchas expectativas y en la que hemos trabajado como equipo con capacidades de adaptación, de cambio y con muchas ganas de aportar a los avances institucionales”, cuenta Luis Fernando Rendón Cortés, director de Educación Permanente.
Para él, Epik no solo les entregará mayores facilidades para hacer su gestión del día a día, si no que le permitirá a la Universidad en general tener una sola base de datos y toda la información de un estudiante independiente del programa en el que esté matriculado. Además, será una manera de atender a este público objetivo de manera integral, con fluidez y con la seguridad de que la información que allí reposa es veraz y acorde.
En la actualidad, el equipo avanza en la etapa de la construcción técnica para sus pruebas en agosto, en la documentación de todos los procesos de operación, en la preparación del material para hacer la segunda socialización de los procesos y en la elaboración del plan de capacitación para los distintos usuarios (administrativos, estudiantes, profesores).
“Todo esto de la mano de un gran grupo de proyecto que con sinergia y compromiso hemos logrado llevar con buenos indicadores esta experiencia valiosa y retadora que a su vez ha contado con el apoyo, respaldo y reconocimiento institucional”, concluye Sor.
Más beneficios de la suite académica
- Genera elementos que apalancan los propósitos institucionales.
- Permite la gestión de los distintos procesos inmersos en el ciclo de vida de los estudiantes.
- Posibilita la trazabilidad de los registros.
- El estudiante interactúa con la menor cantidad posible de aplicaciones en sus procesos.
- La Universidad está a la vanguardia con las herramientas tecnológicas para el registro y operación de los procesos.
- Se garantiza la seguridad de la información.
- Consolida grandes fuentes de registros que posibiliten atender con inmediatez a los distintos organismos externos y a las áreas de la Universidad para análisis y toma de decisiones.
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