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​​​​​​Programa de acompañamiento voluntario a estudiantes de primer semestre


El primer semestre del 2020-1 trajo consigo un panorama que hizo necesario volcarse de manera rápida a los medios digitales para continuar con la misión formadora de la Universidad. Mantener los vínculos entre profesores, estudiantes y administrativos en ambientes virtuales no era una tarea fácil, exigía una dotación rápida, sensibilizar a todos para favorecer la disposición para el acceso a las TICs, y formar con eficiencia en su uso para afectar lo menos posible el devenir del semestre. Luego de lograr cierta sostenibilidad, el reto fue considerar qué hacer para convocar a los nuevos estudiantes hacia el semestre 2020-2. Se plantearon diversos interrogantes sobre cómo convocar y, sobre todo, cómo generar la permanencia de los estudiantes durante su primer semestre universitario que se planteaba definitivamente atípico dadas las circunstancias reinantes. No solo había que atender la situación económica para el acceso a una institución privada, también acompañar a los jóvenes en su transición del colegio a la universidad y favorecer la consolidación del vínculo con la institución en aras de su permanencia; todo ello en un ambiente digital para una Universidad que por tradición era presencial y para unos jóvenes en una etapa donde la socialización resulta ser de suma importancia en su desarrollo. 

Para ello, la opción que se vislumbró fueron las estrategias de apoyo entre pares. Estas, ya eran conocidas por la Universidad gracias a la experiencia de los grupos estudiantiles, particularmente del grupo de Tutores. Este grupo acompaña usualmente a los estudiantes de nuevo ingreso durante la inducción mediante la transmisión de información y, cuando la presencialidad es posible, guía el recorrido por el campus en dicho evento; sin embargo, su interacción con los estudiantes resultaba muy restringida y lo que se requería era una de mayor alcance en lo cualitativo, no solo informativa, y en lo cuantitativo, de mayor duración, si lo que se pretendía era movilizar vínculos entre estudiantes y de estos con la institución, para favorecer así una adecuada transición y su permanencia en la Universidad. ​​

EAFIT_Foto1_Bienvenida_mentoresy aprendices.pngDada la situación planteada, la Oficina para el Éxito del Estudiante, dependencia encargada de la permanencia estudiantil en la Universidad, comienza a considerar opciones para acompañar particularmente a los estudiantes en su primer semestre. A partir de diversas lecturas, se evidencian las bondades de la relación que puede establecerse entre un par con mayor experiencia y otro menos experto, para introducir a este último en un contexto que le resulta novedoso, alentarlo para que desarrolle unas habilidades o logre un propósito, o darle soporte para que no desista de sus objetivos. Se evidencia también, la posibilidad de implementar e mentoring o mentorías electrónicas como una de las tendencias de mayor actualidad y con resultados significativos en el ámbito educativo. Estas experiencias, inspiran la constitución de un programa de e mentoring entre pares que brinde soporte a los estudiantes que recién inician en la Universidad y que no podrán cumplir su expectativa de acudir al campus universitario para el 2020-2. Otra de las bondades de esta estrategia es el aprendizaje mutuo: tanto los estudiantes como sus mentores desarrollan competencias socioemocionales. De esta forma, se apoya la permanencia tanto de los estudiantes de primer semestre como de aquellos que les acompañan, pues se generan vínculos entre ellos, de ellos con la institución y se desarrollan habilidades que les aportan a su devenir académico. 

Se proyectó, entonces, el desarrollo de la práctica para 2020-2 a manera de una prueba piloto que se replicaría según los resultados, como e mentoring o mentoría presencial tradicional, según las condiciones que movilizara la pandemia.  Gracias a los resultados obtenidos se decide continuar con su desarrollo en modalidad combinada, digital o presencial según las necesidades o intereses de las partes. ​​

¿Cómo se desarrolló?

​El Programa inició en 2020-2 en una fase piloto, con reuniones de carácter informativo con las distintas Direcciones de Escuela y sus respectivas Jefaturas de Carrera, en paralelo se recopilaron datos referidos a los estudiantes primíparos, en relación con las principales dificultades que surgen al momento de ingresar a la universidad, todo esto con apoyo de los representantes estudiantiles y los miembros de los grupos estudiantiles de la institución con el fin de identificar las necesidades de los mentorados.   ​​

 


Para 2021-1, se realizaron ajustes a partir de las oportunidades de mejora identificadas en la prueba piloto. Adicionalmente, se realizó la implementación la herramienta diagnóstica DIADEMMA (Diagnóstico de Momentos de Mentoría) construida desde EAFIT en apoyo al Ministerio de Educación Nacional (MEN), en el marco de las mentorías del Programa Generación E. Esto permitió generar una Ruta de Desarrollo que impulsara el seguimiento, la gestión y la formación del Programa.  

​​Como resultado, cada semestre se realiza un circuito de actividades que propicia el desarrollo del Programa, que incluye:
  • ​ ATRAER: Se diseña y/o actualiza un formulario digital de inscripción y se movilizan piezas gráficas para convocar a los futuros mentores durante las semanas anteriores a finalizar el semestre y las semanas anteriores a iniciar el periodo lectivo. 
  • CONECTAR: Terminada la fase de inscripción, se realiza la selección de los mentores teniendo en cuenta dos criterios: que cursen cuarto semestre o más y que coincida la cantidad de aspirantes con la cantidad de estudiantes/aprendices según los pregrados y escuelas. Luego se procede al emparejamiento, agrupación o “matching” a través de herramientas ofimáticas, teniendo en cuenta que sean estudiantes del mismo pregrado o escuela para favorecer temas de conversación que movilicen el vínculo. Cuando se tienen claras las parejas o grupos, se envía a cada mentor un correo individual con información sobre la manera como debe proceder para comenzar la relación con sus aprendices y con los datos de contacto para iniciarla. Esta información se envía posteriormente a la inducción.
  • Proceso semestral.png

  • ORIENTAR: Se invita a los mentores a una actividad de inducción donde se cuenta con la participación de directivas de la Universidad, quienes les dan la bienvenida y agradecimiento por su labor voluntaria. En este espacio, se orienta sobre elementos básicos del ejercicio de mentoría, se hace entrega del manual guía para la labor mentora y se presenta al grupo de líderes mentores. Además, se realiza un encuentro en el semestre llamado Entre Mentores, donde se atiende un tema de interés para la mentoría y se da ocasión a la interacción entre ellos. Dada la situación de pandemia, se han privilegiado los espacios digitales, sin embargo, a medida que se regularice la situación, se espera poder acudir a modalidades presenciales o combinadas (es decir, unos estudiantes presenciales otros en forma remota en aulas acondicionadas para ello).
  • INTERACTUAR: La interacción entre mentores y aprendices, ocurre en promedio una vez por semana. Los temas de conversación van surgiendo de las preguntas del aprendiz, los tips y preguntas de interés que se le suministran al mentor en el manual entregado en la inducción, e información que se le entrega semanalmente en el chat de mentores para que movilice la relación. A medida que se avanza en la constitución del vínculo, se procede a realizar encuentros de mayor extensión de tiempo, donde se trasciende de la ​pregunta/respuesta a la conversación. Estos encuentros pueden ser e mentoring, presenciales o combinados.
  • EVALUAR: Para el seguimiento se aplican tres herramientas durante el desarrollo del Programa cada semestre: dos al mentor y una a los aprendices; todas ellas en formato digital, distribuidas de la siguiente manera:
    • ​Una herramienta hace seguimiento integral al proceso; indaga por la fluidez en la relación con el aprendiz, los temas relevantes abordados durante la mentoría, los efectos percibidos en las intervenciones como mentor y cómo fueron percibidos, auto evaluación y satisfacción con el ejercicio de la mentoría, y tiempo destinado a ella; se aplica en la semana cuatro y doce del Programa.
    • Una herramienta para identificar tiempos de dedicación a la mentoría y valoración general de la experiencia, se aplica en las semanas ocho y catorce. 
    • Una herramienta para conocer el impacto del programa en los aprendices y su valoración de la mentoría, se aplica entre las semanas diez y catorce del Programa.
 
El Programa tiene una duración total de 20 semanas, considerando que 14 de ellas son las semanas efectivas de interacción y 6 más distribuidas en labores previas de atracción y conexión, y posteriores para preparación del cierre general y elaboración de informes finales.​


​Resultados y transformaciones​

El desarrollo de este programa ha permitido, hasta el momento, los siguientes resultados: 
  • Cobertura del cien por ciento de los estudiantes de primer semestre durante las tres versiones del Programa. Se han logrado organizar parejas y grupos de hasta cinco estudiantes por mentor. Con el pasar de los semestres y la experiencia adquirida, se ha identificado que la cobertura es más estable si se afianzan las mentorías grupales, por lo que se considera realizar asignaciones de tres estudiantes para mentores de nuevo ingreso y cinco para mentores de un semestre de experiencia en adelante.
  • Consolidación de un grupo de mentores que ha venido reiterando su participación en el Programa desde sus inicios. Actualmente, el 64% de ellos han tenido experiencia mínima de un semestre en el Programa, lo cual da cuenta de un grado significativo de acogida por parte de los estudiantes hacia la labor mentora, aporta a la cualificación del acompañamiento a los estudiantes y procura la estabilidad del Programa y su posicionamiento en la institución.
  • Los aprendices califican con una alta valoración tanto el efecto del Programa en su adaptación a la vida universitaria como la labor del mentor con ellos, en promedio 4.7 en una escala de 1 a 5. Por su parte, califican el programa en promedio en 4.8, en la misma escala.  Los comentarios son favorables y dan cuenta de cómo la labor del mentor genera un sentimiento de acogida, de “no sentirse solos”, “motivación para sacar adelante el semestre”, “contar con alguien”, entre otros.
  • Los mentores evidencian aprendizajes en las herramientas de seguimiento en relación con su capacidad de escucha, comunicación, reconocimiento de sus emociones y las de sus aprendices, reflexión sobre el efecto de sus intervenciones, entre otros. En promedio, valoran su aprendizaje en 4.5, en una escala de 1 a 5.

Además de los resultados evidenciados, este Programa ha permitido impactar y transformar las acciones de algunos grupos estudiantiles. Tutores, uno de los grupos estudiantiles más representativos en EAFIT,  se reconocían como guías para ayudar a los nuevos estudiantes a reconocer asuntos de la Universidad para que se orienten, pero no trascendían estas funciones hasta la llegada del Programa de Acompañamiento Voluntario a Estudiantes de Primer Semestre. Var​ios de los Tutores, comienzan a inscribirse al Programa, suman a su formación tutora la experiencia mentora y así se convierten en líderes mentores. Estos suman a su conocimiento de la Institución, el acompañamiento y, de esta manera, pueden orientar a sus compañeros mentores.  Algunos Tutores también son mentores sin necesidad de constituirse en líderes, pues ocupar este rol parte del deseo y la disponibilidad del estudiante.  Poco a poco la labor de los Tutores se ha venido cualificando hacia la gestión mentora, lo cual transforma su lugar e impacto en los estudiantes de primer semestre, quienes en la valoración que hacen de sus mentores resaltan su buena disposición y atención hacia sus necesidades.  

Como complemento, ha comenzado a generarse una red de apoyo para los estudiantes de primer semestre de la Universidad que antes no existía, constituida tanto por Tutores como por otros estudiantes. ​


S​ocialización de resultados

El modelo de madurez asociado a esta práctica fue socializado en la 7ª​​ Conferencia Internacional sobre Avances en educación superior (HEAd'21).



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