Logística
Objetivo: Administrar los recursos físicos y programar los recursos humanos de una manera oportuna para cumplir con las actividades del grupo.
Son funciones de este departamento:
Administrar y velar por el estado, manejo y distribución de los recursos físicos en el Grupo Tutores.
Controlar que el departamento de comunicaciones
Ejercer control de los acompañamientos y generar reportes estadísticos que ilustren la gestión.
Mantener buenas relaciones con las dependencias de la Universidad y, de ser posible, conseguir beneficios para el Grupo.
- realice las actas de todas y cada una de las actividades y administrar el archivo electrónico y físico si se diera el caso. Crear los formatos pertinentes para las respectivas actas.
- Administrar las actas de Asambleas ordinarias y extraordinarias, Juntas Directivas y excusas junto con Gestión Humana.
- Almacenar la correspondencia externa e interna del grupo junto con comunicaciones.
- Coordinar el apoyo logístico de las actividades propias del grupo Tutores y actividades de apoyo que el grupo realice.
- Diseñar Formatos Generales para las diferentes actividades del Grupo Tutores.
- Reservar las aulas para las reuniones de Junta Directiva y Asamblea.
- ejercer control de los acompañamientos y generar reportes estadísticos que ilustren la gestión.
- Mantener buenas relaciones con las dependencias de la universidad y, de ser posible, conseguir beneficios para el Grupo
- Realizar como tarea fundamental la ejecución de los BU’S
- Velar junto con comunicaciones por inducción
- Mantener buenas relaciones con las dependencias de la universidad
Comunicaciones
Objetivo: Administrar la comunicación interna del grupo Tutores.
Son funciones de este departamento:
- Elaborar y publicar las actas de Asambleas generales ordinarias y extraordinarias
- Investigar todos los cambios administrativos, de reglamento o de cualquier otra índole dentro de la institución universitaria que afecten directa o indirectamente a la población estudiantil principalmente a los estudiantes de primer semestre.
- Difundir oportunamente por los diferentes medios y Asambleas acerca de los cambios administrativos de la Universidad y del grupo, de las reuniones y actividades programadas durante el semestre.
- Citar a reuniones, Asambleas y demás actividades del grupo.
- Administrar las redes sociales y el número celular oficial del Grupo Tutores.
- Encargarse de campañas de expectativa, mercadeo y promoción, del grupo y sus eventos. Este trabajo se realizara en conjunto con el Departamento de Relaciones Públicas.
- Conservar y actualizar cuando sea necesario los símbolos del grupo.
- Velar por la buena imagen del grupo en las redes sociales y dentro de la Universidad.
- Actualizar y manejar la página Web del Grupo Tutores.
- Velar por el buen desarrollo de la inducción junto con logística.
Relaciones Públicas y Publicidad
Objetivo: Administrar las relaciones externas del grupo.
Son funciones de este departamento.
- Buscar recursos para financiar el grupo y sus actividades mediante la implementación de herramientas de mercadeo y patrocinios.
- Crear y mantener canales de comunicación externos entre la universidad y el Grupo Tutores para el acercamiento entre éstos.
Gestión Humana
Objetivo: Administrar los recursos humanos del grupo.
Son funciones de este departamento:
- Crear un espacio dentro del Grupo de Tutores dedicado al mejoramiento y la convivencia social.
- Actualización de la base de datos del grupo y las hojas de vida.
- Realizar actividades como reconocimientos, cumpleaños, estímulos e integraciones.
- Planear, dirigir y controlar las diferentes capacitaciones durante el semestre: previa a la inducción, capacitación y socialización a los nuevos tutores y capacitaciones a los departamentos.
- Llevar registro de las evaluaciones semestrales de seguimiento del tutor en la base de datos y hoja de vida.
- Diseñar planear y ejecutar procesos de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, seguimiento y retiro de los tutores.
Tesorería
Objetivo: Administrar los recursos financieros del grupo.
Son funciones de este departamento:
- Administrar los aportes semestrales de los miembros del Grupo de Tutores y demás obligaciones económicas que establezca la junta directiva y la asamblea general.
- Administrar la cuenta de ahorros y depositar los ingresos provenientes de las diferentes actividades generadoras de fondos, así como los desembolsos producto de las obligaciones adquiridas por el grupo, previa autorización de la Junta y/o asamblea general.
- Facilitar oportuna y diligentemente a los miembros del grupo, al contador y al revisor fiscal los documentos necesarios para llevar a cabo los controles pertinentes sobre el manejo financiero.
- Presentar semestralmente a la junta directiva y la asamblea general, el balance general, estado de resultados, informes del contador, informes de revisor fiscal y demás anotaciones de la información financiera.
- Presentar mensualmente un informe financiero a la junta directiva y a la asamblea general.
- Elaborar un presupuesto semestral para el grupo.
- Proponer y liderar actividades que generen fondos que permitan financiar las actividades del grupo.