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Universidad EAFIT
Carrera 49 # 7 sur -50 Medellín Antioquia Colombia
Carrera 12 # 96-23, oficina 304 Bogotá Cundinamarca Colombia
(57)(4) 2619500 contacto@eafit.edu.co

​​Departamentos

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Logística​

Objetivo: Administrar los recursos físicos y programar los recursos humanos de una manera oportuna para cumplir con las actividades del grupo.

Son funciones de este departamento:

  • Administrar y velar por el estado, manejo y distribución de los recursos físicos en el Grupo Tutores.

  • Controlar que el departamento de comunicaciones

  •  Ejercer control de los acompañamientos y generar reportes estadísticos que ilustren la gestión.

    Mantener buenas relaciones con las dependencias de la Universidad y, de ser posible, conseguir beneficios para el Grupo.

  • realice las actas de todas y cada una de las actividades y administrar el archivo electrónico y físico si se diera el caso. Crear los formatos pertinentes para las respectivas actas.
  • Administrar las actas de Asambleas ordinarias y extraordinarias, Juntas Directivas y excusas junto con Gestión Humana.
  • Almacenar la correspondencia externa e interna del grupo junto con comunicaciones.
  • ​Coordinar el apoyo logístico de las actividades propias del grupo Tutores y actividades de apoyo que el grupo realice.
  • Diseñar Formatos Generales para las diferentes actividades del Grupo Tutores.

  • Reservar las aulas para las reuniones de Junta Directiva y Asamblea.

  • ejercer control de los acompañamientos y generar reportes estadísticos que ilustren la gestión.
  • Mantener buenas relaciones con las dependencias de la universidad y, de ser posible, conseguir beneficios para el Grupo
  • Realizar como tarea fundamental la ejecución de los BU’S​
  • Velar junto con comunicaciones por inducción
  • Mantener buenas relaciones con las dependencias de la universidad​

Comunicaciones

Objetivo: Administrar la comunicación interna del grupo Tutores.

Son funciones de este departamento:

  • ​ Elaborar y publicar las actas de Asambleas generales ordinarias y extraordinarias​
  • Investigar todos los cambios administrativos, de reglamento o de cualquier otra índole dentro de la institución universitaria que afecten directa o indirectamente a la población estudiantil principalmente a los estudiantes de primer semestre.
  • Difundir oportunamente por los diferentes medios y Asambleas acerca de los cambios administrativos de la Universidad y del grupo, de las reuniones y actividades programadas durante el semestre.
  • Citar a reuniones, Asambleas y demás actividades del  grupo.
  • Administrar las redes sociales y el número celular oficial del Grupo Tutores.
  • Encargarse de campañas de expectativa, mercadeo y promoción, del grupo y sus eventos. Este trabajo se realizara en conjunto con el Departamento de Relaciones Públicas.
  • Conservar y actualizar cuando sea necesario los símbolos del grupo. 
  • Velar por la buena imagen del grupo en las redes sociales y dentro de la Universidad.
  • Actualizar y manejar la página Web del Grupo Tutores.
  • Velar por el buen desarrollo de la inducción junto con logística. 

Relaciones Públicas y Publicidad

Objetivo:  Administrar las relaciones externas del grupo.

 Son funciones de este departamento.

  • Buscar recursos para financiar el grupo y sus actividades mediante la implementación de herramientas de mercadeo y patrocinios.
  • Crear y mantener canales de comunicación externos entre la universidad y el Grupo Tutores para el acercamiento entre éstos. ​

Gestión Humana

Objetivo: Administrar los recursos humanos del grupo.

Son funciones de este departamento:

  • Crear un espacio dentro del Grupo de Tutores dedicado al mejoramiento y la convivencia social.
  • Actualización de la base de datos del grupo y las hojas de vida. 
  • Realizar actividades como reconocimientos, cumpleaños, estímulos e integraciones. 
  • Planear, dirigir y controlar las diferentes capacitaciones durante el semestre: previa a la inducción, capacitación y socialización a los nuevos tutores y capacitaciones a los departamentos. 
  • Llevar registro de las evaluaciones semestrales de seguimiento del tutor en la base de datos y hoja de vida. 
  • Diseñar planear y ejecutar procesos de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, seguimiento y retiro de los tutores.

Tesore​ría

Objetivo: Administrar los recursos financieros del grupo.

Son funciones de este departamento:

  • Administrar los aportes semestrales de los miembros del Grupo de Tutores y demás obligaciones económicas que establezca la junta directiva y la asamblea general. 
  • Administrar la cuenta de ahorros y depositar los ingresos provenientes de las diferentes actividades generadoras de fondos, así como los desembolsos producto de las obligaciones adquiridas por el grupo, previa autorización de la Junta y/o asamblea general. 
  • Facilitar oportuna y diligentemente a los miembros del grupo, al contador y al revisor fiscal los documentos necesarios para llevar a cabo los controles pertinentes sobre el manejo financiero.
  • Presentar semestralmente a la junta directiva y la asamblea general, el balance general, estado de resultados, informes del contador, informes de revisor fiscal y demás anotaciones de la información financiera. 
  • Presentar mensualmente un informe financiero a la junta directiva y a la asamblea general. 
  • Elaborar un presupuesto semestral para el grupo. 
  • Proponer y liderar actividades que generen fondos que permitan financiar las actividades del grupo. ​ ​
Última modificación: 14/05/2015 21:57