La transformación digital es uno de los dos macroproyectos para materializar las estrategias del Itinerario EAFIT 2030. La pandemia nos retó a consolidar el gobierno del campus digital e implementar el modelo de alternancia, demostrando el vínculo estrecho que existe entre la transformación digital y el cumplimiento con el propósito superior de manera sostenible. Nos enfocamos en las personas como centro de la estrategia, fomentando cambios culturales en el ámbito organizacional, cambios en los modelos de negocios y avanzamos en desarrollar experiencias memorables para la comunidad eafitense. Visualizar la Universidad del futuro fue precisamente el tercer frente de trabajo que se activo y desplegó desde el Comité de Reinvención para identificar las oportunidades generadas a partir de los aprendizajes y cambios generados por la situación del covid-19 y en el que la transformación digital ha sido propiciadora y movilizadora.
Informe de Sostenibilidad 2019
EPIK es el proyecto más importante de la Institución en cuanto a su capacidad de integración de procesos en las distintas unidades académicas y permite, a través de la herramienta tecnológica Peoplesoft Campus Solution, articular procesos, roles y registros del ciclo de vida del estudiante de idiomas (ya en producción), educación permanente, pregrado y posgrado (con alcance planeado para 2021). En 2020 el proyecto EPIK tuvo como objetivo construir, preparar y ejecutar todos los componentes asociados al prealistamiento y el plan de salidas en vivo en el año 2021.
Se implementaron journeys e interfaces de usuario en la plataforma EPIK para los procesos de inscripción, admisión, becas, financiación y matrícula de pregrado; y de inscripción, clasificación y matrículas de estudiantes de Idiomas. Para este proyecto, que contó con el apoyo de la firma Xperience Design, se conformaron células de trabajo con las diferentes áreas responsables de los procesos involucrados donde se tuvo como base todo el trabajo de investigación heurística de sistemas y análisis etnográfico con estudiantes, acudientes y docentes.
Los datos y la información generada por la Universidad son uno de sus activos más valiosos. Y, para proteger y formalizar su uso, la Universidad cuenta con el Programa de Gobierno de Datos y Analítica, que se creó como parte de las metas consignadas en el Itinerario EAFIT 2030. A través de este proyecto, la Institución puede identificar y clasificar sus datos, formalizar las responsabilidades frente al acceso y el uso de la información, mejorar la calidad de los datos, actualizar las políticas de protección, implementar herramientas tecnológicas y promover la toma de decisiones estratégicas.
A partir de las actividades desarrolladas en el marco del programa, se ha generado sensibilización a las dependencias en torno a la importancia de alineación en las definiciones de algunos términos usados en los diferentes procesos, la calidad de los datos, establecer lineamientos de uso de la información, análisis, almacenamiento y divulgación.
“Buscamos construir una serie de políticas y normas alrededor del manejo de los datos para poder gobernarlos y velar por la calidad de los mismos. La idea es que sean confiables y seguros, que estén protegidos y no sean vulnerables, y que la arquitectura de cómo se entrelazan y estructuran permitan hacer analíticas” Paula Andrea Arango Gutiérrez, vicerrectora de Sostenibilidad y Proyección Social.
Desde el componente de calidad de datos del programa de Gobierno de Datos se han realizado las revisiones pertinentes para mejorar los indicadores propuestos por el Ministerio de Educación Nacional. A partir de estas revisiones se han propuesto reglas de calidad de datos en la Universidad para ser incorporados en las fuentes de información actuales y posteriormente en EPIK. Así, el mejoramiento de la calidad de datos institucionales es prioritario, no solo para dar respuesta ante las solicitudes del MEN, sino también para incorporar validaciones de calidad a los datos que posteriormente son utilizados tanto para responder a solicitudes externas de información como para realizar análisis.
Se implementó la construcción y la optimización de procedimientos administrativos para la gestión de la atención de servicios de trabajo autónomo o independiente en laboratorios y talleres de la Universidad, dirigido a profesores, investigadores y estudiantes que requirieron de evaluación basada en riesgo y disponibilidad en recursos de espacios, equipos y herramientas, insumos, materiales y sustancias, y acompañamiento técnico. Se trabajó en la implementación y el despliegue de nuevos procedimientos, apalancando la plataforma digital Microsoft 365 que tiene la Universidad, mediante un desarrollo interno y hecho a la medida por la Oficina Central del Centro de Laboratorios (CLAB), coejecutado con integrantes del grupo primario de esta unidad eafitense y adoptado por los colaboradores de las unidades del CLAB a partir de un despliegue con sesiones de entrenamiento y acompañamiento.
Imagen de la sesión de apertura del programa de Desarrollo del Liderazgo 2020, con los profesores Alexander Garzón y Mariano Gentilin, de Organización y Gerencia; y Luz Amparo Posada, directora de Desarrollo Humano-Bienestar Universitario.